DMS und ECMS

Das Projekt iDESkmu legt den Schwerpunkt auf Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise Content Managementsysteme (ECMS), um entlang deren Prozessketten Arbeitsplätze für Menschen mit Sinnesbehinderungen barrierefrei zu gestalten. Das Ziel ist eine Arbeitsplatzlösung, die den Anforderungen des vernetzen Arbeiten 4.0 und dem Design für Alle entspricht. Die Wachstumsprognosen für DMS und ECMS sind mindestens für die kommenden zehn Jahre positiv. Schon heute nutzen rund 50 % der kleinen und mittlere Unternehmen (KMU) diese Softwareanwendungen. Wirtschaftlichkeitsüberlegungen und rechtliche Anforderungen sind wichtige Ursachen für diesen Trend.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem organisieren, verwalten und erschließen Unternehmen ihre elektronischen Dokumente. Es dient der Erfassung von Massendaten, zur Strukturierung des Dokumentenflusses und zur revisionssicheren Langzeitarchivierung. Infor­mati­onen lie­gen heu­te oft schon in elek­tro­nischer Form vor, doch auch die klas­sische Papier­form exis­tiert noch. Während elektronische Dokumente automatisch vom Doku­men­ten­manage­ment­sys­tem erfasst werden können, gelangen eingehende Papierdokumente wie Rechnungen oder Lieferscheine über Dokumentenscanner in das System.

Der wesentliche Nutzen des elektronischen Dokumentenmanagements ist die einfache, bedingungslose und langfristige Wiederauffindbarkeit, die jedoch von der Qualität der Erfassung, Verschlagwortung und Ordnungssystematik abhängt. Originaldokumente bleiben trotz umfangreicher Revisionsschleifen erhalten, wodurch regulatorische Anforderungen erfüllt werden können. 

Vorteile im Überblick

• Schneller, ort- und zeitunabhängiger Zugriff auf Informationen
• Langfristige Senkung von Kosten und Aufwand
• Definierte Workflows und Freigabeprozesse
• Sicherheit vor Daten- und Informationsverlust
• Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien

Enterprise Content Management (ECM) geht über Dokumentmanagement hinaus. ECM-Systeme ermöglichen in größeren Unternehmen, die eine gewisse Komplexität an Prozessen und Abläufen mit sich bringen, durch das Zusammenwirken verschiedener Software-Lösungen eine umfassende Verwaltung, Archivierung, Bearbeitung und Bereitstellung sämtlicher Unternehmensinformationen (Content). Häufig liegt hier gar kein Dokument mehr vor, sondern ein Datensatz ohne physische Datei. ECM-Systeme führen strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen. Dabei greifen verschiedene Software-Lösungen ineinander wie u. a. ein Customer-Relationship-Management-System, ein Web-Content-Managementsystem und ein Dokumentenmanagementsystem. DMS ist also eine Software, die Teil einer jeden ECM-Lösung ist.